Depuis novembre 2025, le SPF Justice a franchi een étape majeure dans la numérisation des Annexes au Moniteur belge avec la plateforme JustAct. L’objectif ? Réduire la pression administrative sur les greffes et offrir une procédure plus rapide et plus simple pour les entreprises et les associations.
Chez Ad-Ministerie, nous avons activement contribué au développement de cette application. Grâce à nos années d’expertise en formalités administratives, nous pouvons désormais vous proposer un parcours entièrement numérique pour le dépôt de vos actes modificatifs (actes sous seing privé).
Comment ça marche ? Votre publication en 4 étapes simples
Nous nous chargeons de la charge administrative. Le processus est le suivant :
1. Préparation & Vérification
Vous nous transmettez par e-mail les décisions signées (procès-verbaux d’assemblée générale ou du conseil d’administration). Ad-Ministerie vérifie immédiatement si votre dossier est éligible au dépôt électronique via JustAct.
2. Procuration numérique
Si le dépôt numérique est possible, nous demandons une procuration (exemple) via JustAct pour la personne habilitée à signer.
- Ce dont nous avons besoin : Le nom, le prénom et l’adresse e-mail de la personne qui signera la procuration.
- L’action : La personne autorisée reçoit un e-mail de JustAct (exemple) et signe la procuration d’un simple clic sur le lien. Une procuration papier n’est plus nécessaire.
3. Données requises (sur la base des décisions)
Pour traiter correctement la publication au Moniteur belge, nous avons besoin des données d’identification de chaque administrateur ou représentant permanent nommé (conformément aux décisions jointes) :
- Personnes physiques : Le numéro de registre national.
- Personnes morales : Le numéro d’entreprise.
- Ces données sont essentielles pour le lien avec la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Ces informations sont traitées en toute sécurité, conformément à la réglementation RGPD.
4. Validation & Publication
Ad-Ministerie prépare la publication et vous la soumet pour approbation. Après votre accord et le paiement des frais (frais de publication et honoraires), nous procédons au dépôt électronique définitif. Vous recevez immédiatement la preuve de dépôt et la facture (via PEPPOL).
Vos avantages :
- Rapidité : Plus de courrier postal ni de files d’attente au greffe ; votre dossier est traité beaucoup plus rapidement.
- Sans erreur : La validation numérique via JustAct minimise le risque d’erreurs matérielles.
- Durable : Un processus entièrement sans papier.
Et si le dépôt numérique n’est pas possible ?
Ne vous inquiétez pas. Si un dossier ne peut pas être traité par voie électronique pour des raisons techniques ou juridiques, Ad-Ministerie s’occupe de l’ensemble de la procédure par la voie papier classique. Vous avez ainsi la certitude d’une publication correcte en toutes circonstances.
