Le 23 octobre 2023, une circulaire relative à la publication des actes a été publiée au Moniteur belge. Nous avons ajouté une table des matières pratique afin que vous puissiez naviguer rapidement vers un sujet spécifique.
Cette circulaire a pour objet d’uniformiser le traitement des publications par les greffes des différents tribunaux de l’entreprise.
Ci-dessous, nous listons les réponses aux questions les plus fréquemment posées.
Cartes d’identité
En cas de licenciement ou de nomination à un poste de direction, une copie recto verso de la carte d’identité (numéro de registre national) ou de la carte d’étranger (numéro BIS) est demandée.
Lorsqu’il n’est pas possible de déposer une copie recto verso des documents d’identité du membre de l’organe d’administration qui est remplacé (p. ex. l’administrateur démissionnaire ne peut plus être contacté ou refuse de collaborer), un document signé par le membre de l’organe d’administration ayant un pouvoir de représentation et indiquant le motif pour lequel une telle copie ne peut être déposée suffit.
Si le membre de l’organe d’administration n’a pas de numéro BIS, il y a lieu de compléter la case numéro de registre national du volet C du formulaire I ou II par sa date de naissance et transmettre au greffe une copie d’une pièce d’identité (carte d’identité ou passeport).
Si l’adresse à l’étranger n’est pas mentionnée sur la carte d’identité ou le passeport, une preuve de résidence datant de moins de 3 mois est requise.
Ces données sont utilisées pour la création du numéro BIS par la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale.
Signature
Des documents à déposer au dossier doivent être signés par la ou les personne(s) ayant le pouvoir de représenter la personne morale (organes) ou le cas échéant par le notaire instrumentant (article 1:9, § 2, alinéa 2, 6°, AR CSA).
Dans le même sens, le Code des sociétés et des associations prévoit que les copies des procès-verbaux à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs administrateurs ayant le pouvoir de représentation.
Une signature électronique peut être utilisée pour les documents qui peuvent être déposés par voie électronique.
Lorsqu’un document électronique est imprimé, il ne peut être qu’une copie, la signature électronique (certifiée) perdant en principe sa fonction d’identification dès que le document signé électroniquement est imprimé, en raison du fait que la fiabilité technique du document électronique est perdue.
Pour remédier à ce problème, la signature électronique sur des documents générés par voie électronique peut être matérialisée, par exemple :
i) via l’article XII.25, § 11, du Code de droit économique, dans la mesure où la signature matérialisée satisfait aux mêmes conditions que celles relatives à la signature électronique avancée ;
ii) via l’authentification par un notaire d’une signature électronique, conformément à l’article 1er, alinéa 4, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat ;
ou la copie (c’est-à-dire le document imprimé sur papier) peut être signée par une signature manuscrite d’un ou plusieurs membres de l’organe d’administration ayant un pouvoir de représentation.
Ce sont les statuts de la personne morale qui vont déterminer qui peut l’engager vis-à- vis des tiers. On peut, en outre, souligner que le pouvoir de représentation ne peut être confié à des tiers. Le pouvoir de représentation n’appartient qu’aux organes (organe d’administration, …) de la personne morale.
Cependant, l’assemblée générale ou l’organe d’administration peut également confier un mandat spécial à une ou plusieurs personnes afin d’accomplir les formalités de publicité avec usage de la signature y afférente (un mandataire muni d’une procuration spéciale).
Les interdictions de gérer
Depuis le 1er août 2023, les greffiers doivent vérifier l’existence d’une interdiction de gérer belge dans le Registre central des interdictions de gérer (JustBan) via un « service web ».
Même s’il sera possible à l’avenir que les greffes effectuent automatiquement ce contrôle en entrant le numéro de registre national, en pratique, une déclaration concernant l’absence d’interdiction professionnelle est demandée pour chaque (re)nomination.
Nous avons établi une déclaration d’absence d’une interdiction de gérer, que vous pouvez télécharger et signer électroniquement.
Publications avec et sans procuration
Si vous faites appel à nos services, il est conseillé de prévoir une procuration dans les décisions relatives aux formalités de publication. Nous pouvons alors effectuer les formalités administratives nécessaires, notamment la signature des formulaires de publication.
Si aucune procuration n’est fournie, nous devons présenter une procuration donnée par le signataire des formulaires + copie recto verso de sa carte d’identité.
