Sinds eind 2025 heeft de FOD Justitie met het platform JustAct een grote stap gezet in de digitalisering van de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad. Het doel? Minder administratieve druk bij de griffies en een snellere, eenvoudigere afhandeling voor ondernemingen en verenigingen.
Bij Ad-Ministerie hebben we actief bijgedragen aan de ontwikkeling van deze toepassing. Dankzij onze jarenlange expertise in administratieve formaliteiten kunnen wij u nu een volledig digitaal traject aanbieden voor het neerleggen van uw wijzigingsakten (onderhandse akten).
Hoe werkt het? In 4 eenvoudige stappen naar uw publicatie
Wij nemen de administratieve last uit handen. Het proces verloopt als volgt:
1. Voorbereiding & Check
U bezorgt ons via e-mail de getekende besluiten (aandeelhoudersbesluiten of besluiten van het bestuursorgaan). Ad-Ministerie controleert direct of uw dossier in aanmerking komt voor elektronische neerlegging.
2. Digitale Volmacht
Indien een digitale neerlegging mogelijk is, vragen wij via JustAct een volmacht (voorbeeld) aan voor de tekenbevoegde persoon.
- Wat wij hiervoor nodig hebben: de naam, voornaam en het e-mailadres van de persoon die de volmacht zal ondertekenen.
- De actie: De bevoegde persoon ontvangt een e-mail (voorbeeld) van JustAct en ondertekent de volmacht simpelweg door op de link te klikken. Een papieren volmacht is niet langer nodig.
3. Nodige gegevens (op basis van de besluiten)
Om de publicatie in het Staatsblad correct te verwerken, hebben we de identificatiegegevens nodig van elke benoemde bestuurder of vaste vertegenwoordiger (zoals beslist in de gevoegde besluiten):
- Natuurlijke personen: Het rijksregisternummer.
- Rechtspersonen: Het ondernemingsnummer.
- Deze gegevens zijn essentieel voor de koppeling met de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en worden conform de GDPR wetgeving behandeld
4. Validatie & Publicatie
Ad-Ministerie bereidt de publicatie voor en legt deze ter goedkeuring aan u voor. Na uw akkoord en de betaling van de kosten (publicatiekosten en ereloon), verzorgen wij de definitieve elektronische neerlegging. U ontvangt direct het bewijs van neerlegging en de factuur (veilig via PEPPOL).
De voordelen voor u op een rij
- Snelheid: Geen postverkeer of fysieke wachtrijen bij de griffie; uw dossier wordt aanzienlijk sneller behandeld.
- Foutloos: Door de digitale validatie via JustAct is de kans op materiële fouten minimaal.
- Duurzaam: Een volledig papierloos proces.
Wat als digitale neerlegging niet mogelijk is?
Geen zorgen. Indien een dossier om technische of juridische redenen niet elektronisch kan worden verwerkt, verzorgt Ad-Ministerie de volledige procedure via de klassieke papieren weg. Zo bent u altijd zeker van een correcte publicatie.
Klaar voor de volgende stap?
Heeft u wijzigingen binnen uw vennootschap of VZW die gepubliceerd moeten worden? Neem contact met ons op via mail@ad-ministerie.be en ervaar het gemak van digitale neerlegging.
