Op 23 oktober 2023 verscheen een omzendbrief betreffende de openbaarmaking van aktes in het Belgisch Staatblad. Wij hebben hier een handige inhoudsopgave aan toegevoegd zodat u snel naar een bepaald onderwerp kan navigeren.
Het doel van deze omzendbrief is een uniformisering van de behandeling van publicaties door de griffies van de verschillende ondernemingsrechtbanken.
Wij sommen hieronder de antwoorden op de meest voorkomende vragen.
Identiteitskaarten
Bij elk ontslag of benoeming van een leidinggevende functie wordt een kopie van beide zijden van hun identiteitskaart (rijksregisternummer) of vreemdelingenkaart (BIS nummer) gevraagd.
Wanneer het niet mogelijk is om een kopie neer te leggen van beide zijden van de identiteitsdocumenten van het lid van het bestuursorgaan dat wordt vervangen (vb. de ontslagnemende bestuurder kan niet meer worden gecontacteerd of weigert medewerking), volstaat een door een vertegenwoordigingsbevoegd lid van het bestuursorgaan ondertekend document met opgave van reden waarom geen dergelijke kopie kan worden neergelegd.
Indien de persoon geen BIS nummer heeft dan dient bij ontslag een kopie van de identiteitskaart of paspoort worden gevoegd, en bij benoeming een bewijs van woonst van niet ouder dan 3 maanden, ook indien er woonstkeuze is gedaan op bv. de maatschappelijke zetel voor de uitoefening van het mandaat.
Deze gegevens worden gebruikt voor de aanmaak van het BIS nummer door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid.
Ondertekening van aktes
In artikel 1:9, § 1, eerste lid, van het KB WVV is bepaald dat wanneer een neergelegd stuk (akten, beslissingen of documenten) in het Belgisch Staatsblad moet worden bekendgemaakt, de neerlegging van luik B ter griffie, onverminderd de elektronische neerlegging, vergezeld moet zijn van een kopie ondertekend door de persoon (personen) die bevoegd is (zijn) om de rechtspersoon te vertegenwoordigen.
Stukken die ter griffie van de ondernemingsrechtbank in het kader van de openbaarmakingsformaliteiten van het WVV op papier worden neergelegd vereisen een originele handgeschreven handtekening van het vertegenwoordigingsbevoegd orgaan of hun gemachtigde.
Een elektronische handtekening kan worden aangewend voor stukken die digitaal kunnen worden neergelegd.
Wanneer een elektronisch document wordt afgeprint is er sprake van een kopie, waarbij een (gekwalificeerde) elektronische handtekening in beginsel haar identificatiefunctie verliest van zodra het elektronisch getekende document wordt afgedrukt, doordat de technische betrouwbaarheid van het elektronische document verloren gaat.
Om aan dit probleem tegemoet te komen kan de elektronische handtekening op documenten die via elektronische weg tot stand zijn gekomen worden gematerialiseerd, bijvoorbeeld:
i) via artikel XII.25, § 11, Wetboek van economisch recht, voor zover de gematerialiseerde handtekening aan dezelfde voorwaarden voldoet als voor de geavanceerde elektronische handtekening,
ii) via de waarmerking door een notaris van een elektronische handtekening overeenkomstig artikel 1, vierde lid, van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt;
of kan de kopie (maw, het op papier afgeprinte stuk) worden ondertekend door een handgeschreven handtekening van één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.
Zodra de elektronische handtekening op papier wordt afgeprint verliest ze haar waarde, het toevoegen van de audit van de elektronische ondertekening is dus overbodig.
De statuten van de rechtspersoon bepalen wie haar mag verbinden ten aanzien van derden. Bovendien mag de vertegenwoordigingsbevoegdheid niet aan derden worden toevertrouwd. Enkel de organen van de rechtspersoon (bestuursorgaan,…) hebben vertegenwoordigingsbevoegdheid.
De algemene vergadering of het bestuursorgaan kan echter een of meer personen tevens ermee belasten de openbaarmakingsformaliteiten te vervullen door gebruik te maken van de daaraan verbonden handtekening (bijzonder gemachtigde).
Voor die laatsten is wel degelijk een volmacht nodig die ‘wet ink’ ondertekend is door een bevoegd lid van het bestuursorgaan tenzij het bevoegd lid van het bestuursorgaan de documenten zelf ‘wet ink’ ondertekend (wat dan uiteraard een volmacht overbodig maakt).
Scans van “wet ink” getekende documenten worden op dezelfde manier behandeld.
Bestuursverboden
Sinds 1 augustus 2023 moeten griffies via een “webservice” het bestaan van een Belgisch bestuursverbod controleren in het Centraal register van bestuursverboden (JustBan).
Hoewel het in de toekomst mogelijk zal zijn voor de griffies om aan de hand van het invoeren van het rijksregisternummer deze controle automatisch uit te voeren, wordt er in praktijk bij iedere (her)benoeming een verklaring inzake afwezigheid van beroepsverbod gevraagd.
Wij hebben een verklaring inzake afwezigheid beroepsverbod opgemaakt, die u kan downloaden, en elektronisch ondertekenen.
De verklaring van geen bestuursverbod dient origineel getekend te worden door een bevoegd lid van het bestuursorgaan. Indien dit niet origineel zou zijn getekend dan kan de gevolmachtigde dit voor eensluidend verklaren en origineel tekenen indien deze volmacht opgenomen is in formulier I luik B en in de specifieke besluiten van deze neerlegging (die dan wel origineel getekend is door minstens 1 bevoegd lid van het bestuursorgaan.)
Publicaties met en zonder volmacht
Indien u beroep doet op onze diensten, dan verdient het aanbeveling om een volmacht voor ons te voorzien in de besluiten voor de openbaarmakingsformaliteiten. Wij kunnen dan de nodige administratieve formaliteiten uitvoeren, waaronder de ondertekening van de publicatieformulieren.
Indien er geen volmacht is voorzien, dan moeten wij een volmacht voorleggen, verleend door de ondertekenaar van de formulieren + kopie van de beide zijden van zijn/haar identiteitskaart.
